GTD 对个人效率的提高和「7个习惯」学后感

刚刚忙完了紧张的工作周期,紧接着就在周末补充了一下养分,学习了「7 个习惯」。原本分享的内容刚写了一半,干脆停下来趁头脑清醒结合之前学习的个人效率提高方法总结一下感受。

我在大概 4 年前开始关注个人效率提升相关的内容,当时我刚离开广州申请了 SOHO 的机会。虽然工作内容没有变化,但在家工作无论是时间还是精力上自己都有更强的把控,因此有一个契机可以践行所谓的「GTD」、「番茄工作法」理论。直到今日我还在使用 GTD 理论替代我的大脑进行任务规划与跟踪处理。

Getting Things Done

GTD 的核心理论是清空大脑,把所有个人事物的处理安排都转移到工具中去,从而让头脑专注于解决要事而不存杂念。

因此,使用 GTD 可以最大程度地把大脑从「任务管理助手」的工作中解放出来。在 GTD 理论中有一个经典的两分钟原则:如果一件事能在 2 分钟内完成,就立刻去做。否则就直接交给管理系统来暂存(丢给 GTD 理论中的「收件箱」)。在「7 个习惯」的学习中,我发现自己在第三象限(紧急不重要)耗费的时间明显比其他人少,这应该得益于这套理论。而通过 OmniFocus 的聚焦与透视功能,我可以清晰、准确的知道下一步应该干什么。

GTD 过程

具体落实到生活和工作中,就是遇到任务时、脑子里忽然蹦出想法时,根据两分钟原则去判断立刻完成还是丢到收件箱去,灵光乍现时不做深入分析而是快速捕捉想法。然后在固定时间把收件箱里的想法分配到各个分类、任务中去。同时结合定期的回顾、修正目标,把大任务拆成小任务,并逐一实现。

我经常按电脑的工作模式去分析人脑:一个人如果同时做多件事,精力和头脑往往应付不来,因为「内存」是有限的。即便你不同步处理,在脑海里记录一个顺序,依旧无法发挥最大功效,因为这些要事和琐事就像「计划任务」一样存在于系统中,你始终需要一个钟表去定时检查他们的状态。在学习和使用 GTD 理论的这几年里,头脑可以真正松弛、淡定的完成生活与工作中的事务。当然惰性会影响效果,但已然提升了很多。

GTD 实践

在具体的工作中,我通常在收集完任务后,每天 1 次对所有新任务进行整理和拆分然后切换到公司的透视下开始工作,这个透视下只展示所有工作项目的下一步任务(不是全部可用任务,也不含未来任务),这样待做列表项目并不多,不会造成额外的压迫感。每天下班前再对今天未完成的任务进行简单回顾和补充。

另外,工作期间不设提醒任务,避免不必要的中断。下班时间则可以放松处理打扰任务和统一解决相对紧急的非工作任务。

其它理论

另外值得一提的是「番茄工作法」,它算是一种更具体地执行方式。我不谈结果,但就像达芬奇睡眠一样,长期的坚持或许能带来效率和时间上的优化,可它在实际工作中实在难以落实。我在家 SOHO 的那段时间里曾坚持使用,但随着换了公司也不了了之。

「7 个习惯」

如果说 GTD 是面向任务和个体,专注于完成和克服拖延的方法,那么「7 个习惯」则是个人素质提高的解决方案。它不光在意品性,还注重对待他人技巧。所以更适合职场。

主动积极

习惯一是关于个人责任和态度。主动积极的核心是「我」。万事都以我的意愿为出发点深度思考,不埋怨或直接反射外在的因素(三思而行,避免不过脑子),相信积极的作用,同时主动创造先决条件(使用积极的语言)。

关于这个习惯最让我有新鲜感的是影响圈的内容。不为关注圈消耗情绪,精力集中在影响圈。结合到自身工作,技术与行业发展不是自身可定的,仅保持关注,不掺杂情绪(因为并没有什么卵用)。主动积极的态度是专注自己能影响到的(个人技能提高与项目质量),并不断向外扩散自己的边界圈,影响跳起来就能够得着的果子。

以终为始

想法做事有目标和愿景,比如先挣它一个亿。感谢前面说的 GTD,它让我 check 的每一个勾勾都有意义。并且我知道它们的重要性。以终为始更宏大的意义就是定义长远的人生目标。抱歉,程序猿猝死的太多,这个问题我不敢多想。

要事第一

四象限图表可以很好的分析个人的工作效率,但更多的是分析和比较结果,适合定期检查。再次感谢前面说的 GTD,它带我实战。

四象限图

四象限图 via

双赢思维

情感账户与利弊分析,职场「套路」第一弹。在多人协作中最重要的就是 1+1 能否 >2 的问题,双赢思维是寻找共同利益的技能。实际的工作中,不可能永远双赢,保持主动积极的心态,创造双赢的机会。写博客、做分享,都是双赢思维,因为知识共享带来的是共同提升。

知彼解己

运用同理心理解别人的真实诉求。职场「套路」第二弹。了解他人,获得他人的理解。知彼解己无论在工作还是生活中,都是提高沟通效果的技能。

统合综效

珍视差异,寻求第三方案。双赢思维和知彼解己都是统和综效的先决条件,它们组成完整的团体任务流程。很多时候,集体讨论的方案会远优于个人方案,尤其是差异性集体的力量,更能碰撞出火花。因此,要勇于探索陌生的区域,勤于总结差异的价值。

不断更新

一个关于每日自我更新的习惯。就像 GTD 每日整理任务、每周回顾任务一样,不断更新是辅助自我克服拖延的习惯。坚持的力量需要时间来检查结果。习惯七从身体、心智、情感和心灵四方面持续锻炼,并且以天为单位进行更新,利用成功感去保持积极性。同时,习惯七建议找朋友一起计划,相互督促。跑步、健身、「GitHub 马拉松」等,无一不推荐这样的方式。

总体来讲,「7 个习惯」的核心是通过培养品性使人从依赖到独立,再通过技巧使人从独立到互赖的持续成熟地模式。

GTD 与「7 个习惯」的结合

随着后者的学习,我逐渐发现像 GTD 这样的理论集中在「事」,是一个规划和解决的工具。而「7 个习惯」则是在更宏观的角度,改善人的处事态度,提高生活的满足感。

具体在实践上,在 OmniFocus 中,主要视图是树状排列大脑想到过的所有可做的事,通过透视或下一步任务去筛选执行的顺序。最主要的是帮你把大小任务啃掉。而它最缺乏的就是中、长期的对已完成任务的分析和回溯。在习惯「要事第一」和「不断更新」中,则以天为单位,更好的观察到自身的进步。而 GTD 理论中虽然可以建立常态的重复任务,但是并不分析结果:只要任务完成,GTD 在这件任务上的使命就结束。另外,无论是 OmniFocus 还是 Things,在日历视图(宏观浏览周、月概况)均不方便,更多是为了进行任务预测,对任务耗时、精力分配没有很好的展示,在排期时或许会出现不合理的情况。

因此,「7 个习惯」除了主动积极、双赢思维、知彼解己、统合综效这几个思想习惯,其余的行为习惯都可以和 GTD 融合在一起。比如在日历中只进行二象限事务和情感、情绪事务记录,并且只用来概览和回溯。而各象限事务的具体实施和每日提高的提醒都交由 GTD 工作处理,使其更多的作为一个分配任务和通知的工具,保证计划顺利完成并敦促自己提升。同时指定定期任务,每周末找一个安静的时间对个人中长远目标做总结和思考。相信这样的结合可以最大程度实现习惯培养与工具的有效利用。

关于自我不断更新的四个方面,结合近两年生活和工作的变化,还有一些想总结的,等有空再说吧。写分享去了……

对了,最最后的,惰性才是阻碍效率提升的最大敌人。下定决心做的事,无论如何都要坚持下去。

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